Nesse artigo, eu vou te explicar como, evitando um dos maiores vilões da produtividade, você conseguirá fazer reuniões mais produtivas. Assim, ao invés de perder, você estará investindo seu tempo em ideias que poderão contribuir para o desenvolvimento do seu negócio!
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Você tem plena consciência do seu tempo?
Imagino que você já tenha perdido muito tempo em reuniões inúteis, não é?
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Muitas vezes, elas não nos levam a nenhum lugar, consumindo, por exemplo, um tempo que poderia ser investido em desenvolvimento de estratégias.
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Pois é, isso é péssimo!
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Passar horas só respondendo e-mail, fingindo fazer anotações, em politicagem barata, etc. não é nada produtivo…
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E, quando você vê, o dia voou e nenhuma reunião foi, de fato, tempo gasto em prol do desenvolvmento do seu negócio.
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Diante disso, é necesário entender algumas boas práticas que vão deixar as suas reuniões mais produtivas… Assim, os seus dias não serão apenas aquela perca de tempo de sempre!
E porque isso é tão importante?
Estou cansado de dizer aqui que tempo é seu bem mais valioso! Você não pode esquecer disso!
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O tempo que você gasta em uma reunião poderia ser investido de forma muito mais sustentável e, consequentemente, em tarefas muito mais produtivas…
Assim, ao realizar atividades mais prazerosas no trabalho, você teria mais tempo de qualidade com sua família, cuidando mais das suas saúdes corporal, mental e espiritual.
Quando eu finalmente despertei!
Na época de L’Oréal, eu trabalhava na área corporativa e lidava com todas as marcas da empresa.
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Isso me fazia ficar pulando o dia inteiro de reunião em reunião e, às vezes, nem me dava conta do tema ou do objetivo daquela reunião…
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Eu estava sempre atrasado e, além disso, precisava fazer milagre e ajustar uma agenda onde mais de 3 reuniões se intercalavam…
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Somente por volta das 19h era que eu finalmente conseguia encerrar o dia de reuniões e começava a trabalhar de verdade!
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Insano, né?
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Pois bem, pensando nisso, resolvi te ajudar com o que essa experiência me permitiu observar…
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Vamos ver, então, algumas técnicas que vão te ajudar a evitar toda essa loucura e te ajudar a ter mais sustentabilidade com o seu horário de trabalho!
Como eu devo proceder?
Antes de mais nada, é necessário refletir a respeito do tempo que empregamos em determinadas atividades no dia a dia. Dessa forma, com mais consciência, poderemos enxergar mudanças sustentáveis para o nosso negócio.
1 – Essa reunião é realmente necessária?
Às vezes, um breve update por E-mail, Slack, áudio no WhatsApp já será suficiente.
Nem sempre dependemos de uma reunião para resolver determinadas questões de trabalho. A tecnologia pode ser sumariamente utilizada ao seu favor, principalmente nos casos em que a pauta for algo simples.
2 – Objetivo da reunião?
Tenha clareza do objetivo da sua reunião muito antes de realizá-la!
Caso contrário, a reunião será completamente infrutífera e será uma grande perda de tempo.
Portanto, ao organizar uma reunião com a sua equipe de trabalho, tenha em mente todo um passo a passo necessário…
Assim, as expectativas serão as melhores possíveis e os resultados serão positivos.
3 – Qual a agenda?
Registrar a sua pauta é superimportante!
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É isso que leva você a cumprir com os tópicos e prioridades planejados de forma prévia.
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Aqui, porém, você precisará ser o mais realista possível e ter consciência do que poderá ser abordado naquele tempo de reunião.
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É muito normal planejar muito mais tópicos do que uma reunião de 1h é capaz de discutir…
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Isso pode gerar frustração, o que não é nada interessante para o desenvolvimento de estratégias e novas ideias do seu negócio!
4 – Quem são as pessoas “must have” e as “nice to have”?
Eu já cansei de ir em reunião onde minha presença era pouco relevante e foi uma puta perda de tempo.
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Seja consciente nesses convites e expresse para alguns que eles podem ir se quiserem, mas não são obrigados!
5 – Selecione o tempo correto de reunião
Nem toda reunião precisa ter 1 ou 2 horas de duração! Pode tirando isso da sua cabeça!
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Se você pode resolver uma questão em 15 minutinhos, o tempo de sua reunião deverá girar em torno disso.
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Porque marcar uma reunião de horas se você pode tratar o assunto de forma objetiva e clara? Esse é um aspecto fundamental de uma reunião produtiva!
6 – Estabeleça acordos com os participantes
Tenha em mente que organização e responsabilidade são essenciais para uma reunião produtiva. Dessa forma, alguns aspectos são importantes aqui, como:
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- Deixar claro a pauta da reunião
- Deixar claro a hora do início da reunião
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Começar e terminar a reunião de forma pontual
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Não utilizar coisas que podem distrair e atrapalhar o foco, como celulares, laptops
7 – Estabelecer previamente o melhor formato para a próxima reunião.
Um dos aspectos mais importantes aqui é definir como a reunião será feita.
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Isso é importante não apenas para determinar a pauta que será abordada, mas, principalmente, para se evitar perder tempo com pautas desnecessárias.
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O formato definido permitirá aos participantes terem maior controle sobre o percurso da conversa e, dessa forma, tornar a reunião mais produtiva.
8 – Reserve um tempo mínimo para determinar próximos passos
É importante separar um espaço para determinar as próximas ações e delegar “funções”.
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Sem próximos passos e definição de atribuições, sua reunião não dará em nada.
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Uma ótima estratégia para isso é indicar alguém para tomar notas e enviar para o grupo.
9 – Evite marcar reuniões uma atrás da outra
Dar uma margem entre as reuniões é essencial… Até porque ninguém é um robô programado, não é mesmo?
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Portanto, estabeleça pelo menos 15 minutos entre uma reunião e outra… Assim, você poderá espairecer um pouco, respirar, beber uma água, responder mensagens mais urgentes…
Técnica extra
Check-in e check-out
Essa é uma técnica incrível para gerar mais conexão com os participantes e presença plena na reunião.
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Ao invés de já iniciar uma discussão técnica, faça uma breve dinâmica de checkin…
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Isso diz respeito a perguntas como: “O que passa na sua cabeça hoje?”, “Qual foi a sua intenção para o dia?”, etc.
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Aqui, você poderá partir para perguntas cada vez mais abertas e pessoais, tudo em função do grau de proximidade e confiança e do tempo disponível para isso.
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No final, repita a ação! Ou seja, faça o checkout!
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Se você tiver pouquíssimo tempo, pode fazer perguntas mais objetivas, algo que possa contar com respostas mais diretas, curtas…
Objeções
Mas, Ian, meu chefe não respeita nada disso e nunca vou conseguir participar de uma reunião assim…
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Vá aos poucos! É importante você ter paciência para poder implementar sustentabilidade ao formato tradicional de reunião que você geralmente participa.
A ideia é, portanto, não focar apenas no seu chefe, mas principalmente nas pessoas mais próximas de você, pessoas que estão abaixo de você…
Identifique os pontos mais importantes e, a partir disso, proponha as melhores estratégias, pois somente assim a ideia poderá ser comprada por todos.
Ao conquistar a confiança da equipe com as primeiras sugestões, você terá muito mais autonomia e liberdade para indicar novas sugestões para serem testadas por todos.
Mas Ian, eu já tentei algumas vezes e a galera não respeita de forma alguma…
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Não pense que isso será aceito de um dia para o outro. É necessário ser persistente para que a sua ideia seja comprada pela equipe.
Portanto, seja resiliente e veja as melhores oportunidades para fazer a sua sugestão.
Mas, cuidado para não ser inconveniente, busque entender se a oportunidade é realmente favorável para isso.
Conclusão
Então, é isso!
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Espero que essas técnicas possam te ajudar a ter reuniões mais produtivas no dia a dia do trabalho.
O importante aqui é você, de fato, estudar as melhores opções que envolvam aumentar a produtividade das suas reuniões e aplicá-las no dia a dia do trabalho.
Dessa forma, é provável que você economize mais tempo e se dedique muito mais em questões realmente importantes…
O tempo ganho poderá ser investido não só no próprio trabalho, ao se pensar em estratégias de marketing e em novas ideias, por exemplo, mas também na sua vida pessoal!
No início, pode parecer mais complicado, mas, como todo hábito, isso necessita de exercício!
O mais importante de tudo é que haja clareza do porquê realizar aquela reunião e o quão importante ela pode ser para o desenvolvimento do seu negócio.
As técnicas que eu trouxe aqui para você vão te permitir enxergar formatos sustentáveis de reunião, assim sendo, as hooras serão muito mais produtivas.
É importante que as decisões sejam tomadas de forma rápida, assertiva e direcionadas pelo senso de liberdade do grupo.
Lembre-se que o objetivo é tornar as reuniões mais produtivas e investir mais tempo de qualidade naquilo que realmente importa na vida.
Desafio do Barba
Na sua proxima reunião, pegue esse check-list e tente aplicar o máximo de itens possível.
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Deixe claro a sua intenção e como esse método pode ser importante e sustentável para todos, especialmente, para os negócios!
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Conte-nos nos comentários como foi a sua experiência e, caso tenha alguma outra técnica, nos sugira também, pois, assim, podereos compartilhar com os outros!
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Se quiser saber mais sobre esse conceito…
- Dá uma olhada no meu canal aqui no YouTube onde compartilho vídeos semanais sobre essas estratégias.
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