Nesse artigo, eu vou te ensinar a lidar com os seus e-mails de forma produtiva gastando apenas 30 minutos por dia. Por meio dessas 4 técnicas simples, você irá aprender a lidar com esse vilão de maneira mais eficiente e liberar tempo na sua agenda para focar nas suas prioridades, gerando ainda mais valor no dia a dia.
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Mas, porque isso é importante?
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Você sabe como o e-mail é um dos maiores vilões da produtividade.
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E, se você der mole, pode ficar o dia todo procrastinando, parecendo estar ocupado respondendo e-mails, mas, na verdade, sem produzir nada de real valor!
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“Não se trabalha somente para produzir, mas também para dar valor ao tempo”. – Eugene Delacroix
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Mas, de onde surgiu essa ideia?
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Eu venho estudando produtividade e novos formatos de trabalho há anos.
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Dessa forma, tenho aplicado todas essas técnicas na minha vida, nas minhas empresas e ajudando outras organizações através da minha consultoria sobre o futuro do trabalho e trabalho remoto pelo mundo.
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E, cada vez mais, vejo mais ferramentas de comunicação como Slack, FB Business, WhatsApp vem substituindo o e-mail.
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No entanto, apesar de essas redes sociais serem mais colaborativas e eficientes, o e-mail ainda está bem presente na maioria das empresas e tenho certeza que ainda está presente na sua vida.
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4 técnicas para lidar com e-mails
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Assim, é pensando na ideia de não tomar tanto tempo no seu dia a dia que vou trazer 4 técnicas fundamentais para você aprender a lidar com os seus e-mails de maneira mais eficiente.
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Portanto, você fazer o seguinte:
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1 – Determinar horários específicos para acessar o e-mail
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Eu sugiro começar com 3 vezes ao dia: 10h / 14h / 16h.
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Assim, em seguida você poderá passar idealmente para 2 vezes e, quando estiver mais preparado, para 1 vez ao dia.
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E, sempre que for checar a sua caixa de e-mail, bote um limite de 15 a 30 minutos no máximo.
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O objetivo será dar uma checada geral, responder mensagens rápidas e alocar tempo para as respostas mais elaboradas.
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2 – Responder todas as mensagens que podem ser respondidas em menos de 2 minutos
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Nesse momento, a sua missão é limpar a sua caixa com os lixos.
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Em seguida, se desinscreva de todas aquelas newsletters irrelevantes e infinitas, que aparecem a todo o instante na sua caixa de mensagens.
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Por fim, responda mensagens curtas, deletando em seguida ou organizando em suas pastas.
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Dessa forma, a sua inbox já terá uma aparência bastante diferente, ou seja, estará mais organizada.
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3 – Reserve momentos específicos na agenda para responder os e-mails mais elaborados
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Essa técnica te ajudará a analisar o grau de importância e urgência que uma determinada mensagem possui.
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Assim, você terá de organizar quanto tempo precisa e quando vai responder aquela mensagem.
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Ah! Não saia já respondendo as mensagens que você visualizar, pois senão você ficará a sua vida inteira respondendo e-mails.
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Eles são que nem gremilin e só vão se multiplicar por ali!!
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4 – Crie mensagens automáticas para educar as pessoas
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Essa técnica vai ser muito útil para o seu dia a dia, pois uma mensagem será encaminhada para a pessoa e, assim, ela saberá quando terá uma resposta sua.
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Você pode escrever algo como:
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“Estou fazendo um desafio de produtividade onde só acesso meus e-mails nesses horários: 10h / 14h / 16h. Por isso, talvez só poderei te responder amanhã – ou ao longo da semana. Qualquer urgência, por favor, entre em contato por telefone. Abraços!”
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Ah! E se você trabalha em outras línguas, adicione a tradução da mesma mensagem.
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“Ah! Mas, Ian, a galera do meu trabalho vai pirar!”
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O objetivo aqui é que você seja mais produtivo e não que deixe as pessoas na mão.
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Mas, para isso, você precisa educá-las e talvez você receba umas mensagens estranhas no início desse processo.
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Porém, tenha certeza que depois elas te respeitarão mais.
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E se mesmo assim você estiver meio cabreiro, alinhe com o seu chefe e explique porque você está fazendo isso: ser mais produtivo e gerar mais valor para ele e para a equipe.
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E se alguém insistir em mandar mensagem?
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Nesse caso, existe uma configuração, dependendo do seu provedor de e-mail, para determinar um limite de mensagens automáticas por destinatário.
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Assim, para alguém que te envia um monte de e-mails, você não ficar recebendo a mesma mensagem 15 vezes por dia.
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Dá uma fuxicada lá ou pergunta para um amigo nerd ou para sua equipe de TI.
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Dica bônus: usar agregadores de contas como o Airmail
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O Airmail vai te ajuda muito a ter a visão geral de todos os seus e-mails pessoais, de trabalho, projetos diferentes.
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Além disso, você pode filtrar pela visão, botar tudo junto e, sabendo utilizá-lo bem, pode economizar muito tempo na sua vida!
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Conclusão
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Então é isso!
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Eu espero que você possa testar essas técnicas na sua vida e, assim, liberar mais tempo na sua agenda para focar no que realmente vai te gerar valor no dia a dia.
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E não importa se você quer trabalhar nos seus projetos prioritários ou simplesmente reservar um tempo para você, tenha certeza de que essas dicas irão fazer toda a diferença!
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Se quiser saber mais sobre esse conceito…
- Dá uma olhada no meu canal aqui no Youtube onde compartilho vídeos semanais sobre essas estratégias.
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